Adatvédelmi szabályzat
Név: Kohári Péter (kohari-chip.hu)

I.FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

I.1. Bevezetés
Adatkezelő kinyilvánítja, hogy adatkezelési tevékenységét úgy végzi, hogy az
minden körülmények között feleljen meg a hatályos jogszabályoknak, vonatkozó
előírásoknak és hatósági állásfoglalásoknak, ennek érdekében meghozza a
megfelelő belső szabályokat, technikai és szervezési intézkedéseket.
Jelen szabályzat kiadásakor az Adatkezelő irányadónak tekinti különösen:
Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a
természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő
védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK
rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a
továbbiakban: Rendelet)
Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011.
évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.) rendelkezéseit.
I.2. A szabályzat célja
1. A szabályzat célja azon belső szabályok megállapítása és intézkedések
megalapozása, amelyek biztosítják, hogy az Adatkezelő adatkezelési tevékenysége
megfeleljen a Rendelet, és az Info tv. és egyéb irányadó jogszabályok
rendelkezéseinek.
2. A szabályzat célja továbbá, hogy a Rendeletnek, és az abban megfogalmazott, a
személyes adatok kezelésére vonatkozó elveknek (5. cikk) való megfelelés
Adatkezelő általi igazolására szolgáljon.
3. A szabályzat célja továbbá, hogy az Adatkezelő dolgozói számára munkájuk során
egyértelmű iránymutatásként szolgálhasson az adatkezelési folyamataik
kérdésében.
I.3. A szabályzat hatálya
(1) E szabályzat hatálya kiterjed az Adatkezelő minden munkatársára azokban az
ügyekben, amelyekben természetes személyre vonatkozó személyes adatokat kezel,
vagy a személyes adatokhoz bármilyen módon hozzáfér.
(2) A szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi
személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi
személy elérhetőségére vonatkozó adatokat.
I. 4. Fogalom meghatározások
E szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom meghatározásokat a Rendelet 4.
cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat:
1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre
(„érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy,
aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név,
szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi,
fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára
vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
2. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált
vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek
összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy
megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés
vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy
összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
3. „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli
kezelésük korlátozása céljából;
4. „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan
formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez
fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi
teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes
preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási
helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére
használják;
5. „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek
következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható
meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik,
feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési
intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható
természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;
6. „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált,
decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt
állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;
7. „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv,
ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének
céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés
céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt
vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a
tagállami jog is meghatározhatja;
8. „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv,
ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes
adatokat kezel;
9. „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség
vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik,
függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy
egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek
hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e
közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak
megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;
10. „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv,
ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az
adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő
vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére
felhatalmazást kaptak;
11. „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és
megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett
nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi,
hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
12. „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított,
tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes
megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az
azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
II. FEJEZET
AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA
II.1. Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján
(1) A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett hozzájárulását
személyes adatai kezeléséhez jelen szabályzat mellékletét képező „Hozzájáruló
nyilatkozat” elnevezésű iraton kell beszerezni.
(2) Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett az Adatkezelő internetes
honlapjának megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet, az
információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevétele során erre
vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, valamint bármely egyéb olyan
nyilatkozat vagy cselekedet is, amely az adott összefüggésben az érintett
hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A
hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés ezért nem minősül
hozzájárulásnak.
(3) A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes
adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is
szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell
adni.
(4) Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg,
amely más ügyekre is vonatkozik – pl. szolgáltatási szerződés megkötése – a
hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen
megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető
formában, világos és egyszerű nyelvezettel. Az érintett hozzájárulását tartalmazó
ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a Rendeletet, kötelező erővel nem
bír. Az Adatkezelő nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes
adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a
szerződés teljesítéséhez.
(5) A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni,
mint annak megadását.
(6) Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az
Adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá
vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül,
valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.
II.2. az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az
érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az
érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges
A szerződés megkötésekor megadott személyes adatok az Adatkezelő számára
szükségesek a szerződés teljesítéséhez. Ez az érdek elegendő jogalap a személyes
adatok kezeléséhez. Az érdek mindaddig fennáll, amíg a teljesített szerződéshez
kapcsolódóan jogos érdekek érvényesítésére sor kerülhet – azaz a szerződés
teljesítését követő általános öt éves polgári jogi igényérvényesítési határidő lejártáig
(kivéve azon eseteket, amelyeknél jogszabály rövidebb igényérvényesítési határidőt
határoz meg).
II.3. az adatkezelés az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség
teljesítéséhez szükséges
II.3.1 Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából
Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és
számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként,
szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben
meghatározott adatait. Az adatok kezelése különösen az általános forgalmi adóról
szóló 2017. évi CXXVII. tv. 169.§, és 202.§-a, valamint a számvitelről szóló 2000. évi
C. törvény 167.§-a, illetve a alapján történik.
II.3.2. Kifizetői adatkezelés
Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és
járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása,
bérszámfejtés, társadalombiztosítási, nyugdíj ügyintézés) céljából kezeli azon
érintettek – munkavállalók, családtagjaik, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban
részesülők – adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel az adózás rendjéről
szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 7.§ 31. szerinti kifizetői kapcsolatban áll. A kezelt
adatok körét az Art. 50.§-a határozza meg, külön is kiemelve ebből: a természetes
személy természetes személyazonosító adatait, nemét, állampolgárságát, a
természetes személy adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét (TAJ
szám). Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek, az Adatkezelő
kezelheti a munkavállalók egészségügyi (Szja tv. 40.§) és szakszervezeti (Szja
47.§(2) b./) tagságra vonatkozó adatokat adó és járulékkötelezettségek teljesítése
(bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából.
II.3.3. A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó
adatkezelés
(1) Az Adatkezelő jogi kötelezettség teljesítése jogcímén kezeli a köziratokról, a
közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény
(Levéltári törvény) szerint maradandó értékűnek minősülő iratait abból a célból,
hogy az Adatkezelő irattári anyagának maradandó értékű része épségben és
használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon. Az adattárolás
ideje: a közlevéltár részére történő átadásig.
(2) A személyes adatok címzettjeire és az adatkezelés egyéb kérdéseire a Levéltári
törvény irányadó.
II.3.4. Adatkezelés egyéb jogszabályi felhatalmazás alapján
Adatkezelő jelen szabályzat függelékeiben meghatározott módon és jogalapon kezel
személyes adatokat. Erre tekintettel az Adatkezelő jelen szabályzat függelékeiben
esetlegesen meghatározott külön jogszabályhelyek alapján is kezel(het) személyes
adatokat.
II.4 az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek
érvényesítéséhez szükséges
Az adatkezelés jogalapja lehet az is, hogy az Adatkezelő vagy egy harmadik fél
jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges. A jogos érdek alapján történő
adatkezelés esetén mindig szükséges érdekmérlegelési-vizsgálatot végezni, hogy az
érvényesíteni kívánt érdek nagyobb-e, mint a személyes adatok védelméhez fűződő
érdek. Az erre vonatkozó értékelés bemutatására Adatkezelő köteles.
III. FEJEZET
AZ ÉRINTETTEK TÁJÉKOZTATÁSA
III.1. Az Adatkezelő függetlenül az adatkezelés jogalapjától az érintetteket
az alábbiak szerint tájékoztatja az adatkezelés tényéről
Az Adatkezelő a jelen szabályzat mellékletei szerinti adatkezelési tájékoztatókat
elérhetővé teszi az érintettek számára. E tájékoztató célja, hogy az érintetteket e
nyilvánosan is elérhető formában az adatkezelés megkezdése előtt és annak
folyamán is egyértelműen és részletesen tájékoztassa az adataik kezelésével
kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az
adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés
időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak
ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati
lehetőségeire is. Ezen adatkezelési tájékoztatót a legfontosabb adatkezelési lépések
mindegyikénél külön linkkel jelölve megismerhetővé kell tenni (például egy
regisztráció esetében a regisztráció előtt, a regisztráció folyamatánál, stb.). E
tájékoztató elérhetőségéről az érintetteket tájékoztatni kell.
IV. FEJEZET
AZ ADATKEZELŐ EGYES ADATKEZLÉSEI
Munkaügyi, személyzeti adatok
Munkaügyi adatok kezelésére vonatkozó általános szabályok
(1) A munkavállalóktól kizárólag olyan adatok kérhetők és tarthatók nyilván,
valamint olyan munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatok végezhetők, amelyek
munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához és megszüntetéséhez, illetve a
szociális-jóléti juttatások biztosításához szükségesek és a munkavállaló személyhez
fűződő jogait nem sértik.
(2) Az Adatkezelő munkavállalói adatai közül a Rendelet 6. cikk (1) bekezdése b) (az
adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik
fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő
lépések megtételéhez szükséges) és c) (az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó
jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges) jogcímén munkaviszony létesítése
céljából kezeli a jelen szabályzat függelékében függelékben meghatározott
adatokat.
(3) Az Adatkezelő munkavállalói adatai közül a Rendelet 6. cikk (1) bekezdése b) (az
adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik
fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő
lépések megtételéhez szükséges) és c) (az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó
jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges) jogcímén munkaviszony fenntartása
vagy megszűnése céljából kezeli a jelen szabályzat függelékben meghatározott
adatokat.
(4) Betegségre és szakszervezeti tagságára vonatkozó adatokat a munkáltató csak a
Munka Törvénykönyvében meghatározott jog, vagy kötelezettség teljesítése céljából
kezel.
(5) A személyes adatok címzettjei: a munkáltató vezetője, munkáltatói jogkör
gyakorlója és utasítási joggal rendelkező felettese, az Adatkezelő munkaügyi
feladatokat ellátó munkavállalói és a jelen szabályzat mellékletét képező
„adattovábbítások nyilvántartása” elnevezésű nyilvántartásban rögzített
adatfeldolgozók.
(6) A személyes adatok tárolásának időtartama: Jelen szabályzat függelékében adat
fajtánként részletezettek szerint.
(7) Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a
Munka törvénykönyvén alapul és szerződés teljesítéséhez, vagy jogi kötelezettség
teljesítéséhez szükséges.
(8) A munkáltató a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a jelen szabályzat
melléklete szerinti Tájékoztató átadásával tájékoztatja a munkavállalót személyes
adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogairól.
Alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés
(1) A munkavállalóval szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható,
amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely munkaviszonyra
vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése
érdekében szükséges. A vizsgálat előtt részletesen tájékoztatni kell a
munkavállalókat többek között arról, hogy az alkalmassági vizsgálat milyen készség,
képesség felmérésére irányul, a vizsgálat milyen eszközzel, módszerrel történik.
Amennyiben jogszabály írja elő a vizsgálat elvégzését, akkor tájékoztatni kell a
munkavállalókat a pontos jogszabályhelyről is.
(2) A munkaalkalmasságra, felkészültségre irányuló tesztlapok a munkáltató mind a
munkaviszony létesítése előtt, mind pedig a munkaviszony fennállása alatt
kitöltethetők a munkavállalókkal.
(3) Az egyértelműen munkaviszonnyal kapcsolatos, a munkafolyamatok
hatékonyabb ellátása, megszervezése érdekében csak akkor töltethető ki a
munkavállalók nagyobb csoportjával pszichológiai, vagy személyiségjegyek
kutatására alkalmas tesztlap, ha az elemzés során felszínre került adatok nem
köthetők az egyes konkrét munkavállalókhoz, vagyis anonim módon történik az
adatok feldolgozása.
(4) A kezelhető személyes adatok köre: a munkaköri alkalmasság ténye, és az ehhez
szükséges feltételek.
(5) Az adatkezelés jogalapja: jogi kötelezettség teljesítése
(6) A személyes adatok kezelésének célja: munkaviszony létesítése, fenntartása,
munkakör betöltése.
(7) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: A vizsgálati
eredményt a vizsgált munkavállalók, illetve a vizsgálatot végző szakember
ismerhetik meg. A munkáltató csak azt az információt kaphatja meg, hogy a vizsgált
személy a munkára alkalmas-e vagy sem, illetve milyen feltételek biztosítandók
ehhez. A vizsgálat részleteit, illetve annak teljes dokumentációját azonban a
munkáltató nem ismerheti meg.
(8) A személyes adatok kezelésének időtartama: a munkaviszony időtartama alatt.
Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok,
önéletrajzok
(1) A kezelhető személyes adatok körét jelen szabályzat függeléke tartalmazza.
(2) A személyes adatok kezelésének célja: jelentkezés, pályázat elbírálása, a
kiválasztottal munkaszerződés kötése. Az érintettet tájékoztatni kell arról, ha a
munkáltató nem őt választotta az adott állásra.
(3) Az adatkezelés jogalapja: Rendelet 6. cikk (1) bekezdése b) az adatkezelés olyan
szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a
szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések
megtételéhez szükséges.
(4) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: az Adatkezelőnél
munkáltatói jogok gyakorlására jogosult és a betöltendő munkakör vonatkozásában
közvetlen utasítási joggal rendelkező vezető, munkaügyi feladatokat ellátó
munkavállalók.
(5) A személyes adatok tárolásának időtartama:
A pályázott munkakörhöz kapcsolódó próbaidő lejártáig.
Visszavont jelentkezés, pályázat esetén: A visszavonásról szóló tájékoztatást
követően azonnal.
(6) A munkáltató – az (5) bekezdésben rögzített időtartamon túl – csak az érintett
kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása alapján őrizheti meg a
pályázatokat, feltéve, ha azok megőrzésére a jogszabályokkal összhangban álló
adatkezelési célja elérése érdekében szükség van. E hozzájárulást a felvételi eljárás
lezárását követően kell kérni a jelentkezőktől.
E-mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
(1) Az Adatkezelő e-mail fiókot bocsát (egyes) munkavállalók rendelkezésére – ezen
e-mail címet és fiókot a munkavállaló kizárólag munkaköri feladatai céljára
használhatja, annak érdekében, hogy a munkavállalók ezen keresztül tartsák
egymással a kapcsolatot, vagy a munkáltató képviseletében levelezzenek az
ügyfelekkel, más személyekkel, szervezetekkel.
(2) A munkavállaló az e-mail fiókot személyes célra nem használhatja, a fiókban
személyes leveleket nem tárolhat.
(3) A munkáltató jogosult az e-mail fiók teljes tartalmát és használatát rendszeresen
ellenőrizni, ennek során az adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdeke (az
érdekmérlegelési vizsgálat az Adatkezelő adatvédelmi dokumentumai között került
elhelyezésre). Az ellenőrzés célja az e-mail fiók használatára vonatkozó munkáltatói
rendelkezés betartásának ellenőrzése, továbbá a munkavállalói kötelezettségek
ellenőrzése.
(4) Az ellenőrzésre a munkáltató vezetője, vagy a munkáltatói jogok gyakorlója
jogosult.
(5) Amennyiben az ellenőrzés körülményei nem zárják ki ennek lehetőségét,
biztosítani kell, hogy a munkavállaló jelen lehessen az ellenőrzés során.
(6) Az ellenőrzés előtt tájékoztatni kell a munkavállalót arról, hogy milyen
munkáltatói érdek miatt kerül sor az ellenőrzésre, munkáltató részéről ki végezheti
az ellenőrzést, – milyen szabályok szerint kerülhet sor ellenőrzésre (fokozatosság
elvének betartása) és mi az eljárás menete, – milyen jogai és jogorvoslati
lehetőségei vannak az e-mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel
kapcsolatban.
(7) Az ellenőrzés során a fokozatosság elvét kell alkalmazni, így elsődlegesen az email címéből és tárgyából kell megállapítani, hogy az a munkavállaló munkaköri
feladatával kapcsolatos, és nem személyes célú. Nem személyes célú e-mailek
tartalmát a munkáltató korlátozás nélkül vizsgálhatja.
(8) Az e-mail fiók jelen szabályzattal ellentétes használata miatt a munkáltató a
munkavállalóval szemben munkajogi jogkövetkezményeket alkalmazhat.
(9) A munkavállaló az e-mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel
kapcsolatban e szabályzatnak az érintett jogairól szóló fejezetében írt jogokkal élhet.
Számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
(1) Az Adatkezelő által a munkavállaló részére munkavégzés céljára rendelkezésre
bocsátott számítógépet, laptopot, tabletet a munkavállaló kizárólag munkaköri
feladata ellátására használhatja, ezek magáncélú használatát az Adatkezelő
megtiltja, ezen eszközökön a munkavállaló semmilyen személyes adatot, levelezését
nem kezelheti és nem tárolhatja. A munkáltató az ezen eszközökön tárolt adatokat
ellenőrizheti. Ezen eszközök munkáltató általi ellenőrzésére és jogkövetkezményeire
egyebekben az E.mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
cím rendelkezéseiben rögzítettek az irányadók.
A munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
(1) A munkavállaló csak a munkaköri feladatával kapcsolatos honlapokat tekintheti
meg, a személyes célú munkahelyi internethasználatot a munkáltató megtiltja.
(2) A munkaköri feladatként az Adatkezelő nevében elvégzett internetes
regisztrációk jogosultja az Adatkezelő, a regisztráció során az adatkezelőre utaló
azonosítót, jelszót kell alkalmazni. Amennyiben személyes adatok megadása is
szükséges a regisztrációhoz, a munkaviszony megszűnésekor azok törlését köteles
kezdeményezni az Adatkezelő.
(3) A munkavállaló munkahelyi internet használatát a munkáltató ellenőrizheti,
amelyre és jogkövetkezményeire az E-mail fiók használatának ellenőrzésével
kapcsolatos adatkezelés cím rendelkezései irányadók.
Céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
(1) A munkáltató nem engedélyezi a céges mobiltelefon magáncélú használatát, a
mobiltelefon csak munkavégzéssel összefüggő célokra használható, és a munkáltató
valamennyi kimenő hívás hívószámát és adatait, továbbá a mobiltelefonon tárolt
adatokat ellenőrizheti.
(2) A munkavállaló köteles bejelenteni a munkáltatónak, ha a céges mobiltelefont
magáncélra használta. Ez esetben az ellenőrzés akként folytatható le, hogy a
munkáltató hívásrészletezőt kér a telefonszolgáltatótól és felhívja a munkavállalót
arra, hogy a dokumentumon a magáncélú hívások esetében a hívott számokat tegye
felismerhetetlenné. A munkáltató előírhatja, hogy a magáncélú hívások költségeit a
munkavállaló viselje.
(3) Egyebekben az ellenőrzésre és jogkövetkezményeire az E-mail fiók
használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés cím rendelkezései az
irányadók.
Munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelés
(1) Adatkezelő a székhelyén, egyes telephelyein, az ügyfélfogadásra nyitva álló
helyiségeiben vagyonvédelem céljából elektronikus megfigyelőrendszert alkalmaz,
amely kép rögzítést tesz lehetővé, ez alapján személyes adatnak tekinthető az
érintett magatartása is, amit a kamera rögzít.
(2) Ezen adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása.
(3) Az elektronikus megfigyelőrendszer adott területen történő alkalmazásának
tényéről jól látható helyen, jól olvashatóan, a területen megjelenni kívánó harmadik
személyek tájékozódását elősegítő módon figyelemfelhívó jelzést, tájékoztatást kell
elhelyezni. A tájékoztatást minden egyes kamera vonatkozásában meg kell adni. Ez
a tájékoztatás tartalmazza az elektronikai vagyonvédelmi rendszer által folytatott
megfigyelés tényéről, valamint a rendszer által rögzített, személyes adatokat
tartalmazó kép- és hangfelvétel készítésének, tárolásának céljáról, az adatkezelés
jogalapjáról, a felvétel tárolásának helyéről, a tárolás időtartamáról, a rendszert
alkalmazó (üzemeltető) személyéről, az adatok megismerésére jogosult személyek
köréről, továbbá az érintettek jogaira és érvényesítésük rendjére vonatkozó
rendelkezéseiről szóló tájékoztatást is. A tájékoztatás mintáját jelen szabályzat
melléklete tartalmazza.
(4) A rögzített felvételek felhasználás hiányában maximum 3 (három) munkanapig
őrizhetők meg. Felhasználásnak az minősül, ha a rögzített kép felvételt, valamint
más személyes adatot bírósági vagy más hatósági eljárásban bizonyítékként
kívánják felhasználni.
(5) Az, akinek jogát vagy jogos érdekét a képfelvétel adatának rögzítése érinti, a
képfelvétel rögzítésétől számított három munkanapon belül jogának vagy jogos
érdekének igazolásával kérheti, hogy az adatot annak kezelője ne semmisítse meg,
illetve ne törölje.
(6) Nem lehet elektronikus megfigyelőrendszert alkalmazni olyan helyiségben,
amelyben a megfigyelés az emberi méltóságot sértheti, így különösen öltözőkben,
zuhanyzókban, az illemhelyiségekben, továbbá az olyan helyiségben sem, amely a
munkavállalók munkaközi szünetének eltöltése céljából lett kijelölve.
(7) Ha a munkahely területén jogszerűen senki sem tartózkodhat – így különösen
munkaidőn kívül vagy a munkaszüneti napokon – akkor a munkahely teljes területe
(így például az öltözők, illemhelyek, munkaközi szünetre kijelölt helyiségek)
megfigyelhető.
(8) Az elektronikus megfigyelőrendszerrel rögzített adatok megtekintésére a
törvényben erre feljogosítottakon kívül a jogsértések feltárása és a rendszer
működésének ellenőrzése céljából a kezelő személyzet, a munkáltató vezetője és
helyettese, továbbá a megfigyelt terület munkahelyi vezetője jogosult.
Szerződéshez kapcsolódó adatkezelések
Szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők nyilvántartása
(1) Az Adatkezelő szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése,
megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása céljából kezeli a vele vevőként
szerződött természetes személy jelen szabályzat függelékében meghatározott
adatait.
Ezen adatkezelés jogszerűnek minősül akkor is, ha az adatkezelés a szerződés
megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez
szükséges.
A személyes adatok címzettjei: az Adatkezelő ügyfélkiszolgálással kapcsolatos
feladatokat ellátó munkavállalói, könyvelési, adózási feladatokat ellátó
munkavállalói, és adatfeldolgozói.
A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 5 év.
(2) Az érintett természetes személlyel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell,
hogy az adatkezelés a szerződés teljesítése jogcímén alapul, ez a tájékoztatás
történhet a szerződésben is. Az érintettet személyes adatai adatfeldolgozó részére
történő átadásáról tájékoztatni kell. A természetes személlyel kötött szerződéshez
kapcsolódó adatkezelési tájékoztató szövegét jelen melléklete tartalmazza.
Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek
elérhetőségi adatai
(1) A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe,
telefonszáma, e-mail címe, online azonosítója.
(2) A személyes adatok kezelésének célja: a Társaság jogi személy partnerével
kötött szerződés teljesítése, üzleti kapcsolattartás,
(3) Az adatkezelés jogalapja: Adatkezelő jogos érdeke (az érdekmérlegelési vizsgálat
az Adatkezelő adatvédelmi dokumentumai között került elhelyezésre)
(3) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaság
ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói.
(4) A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az
érintett képviselői minőségének fennállását követő 5 évig.
Látogatói adatkezelés az Adatkezelő honlapján – Tájékoztatás sütik
(cookie) alkalmazásáról
(1) A Sütik (cookie-k) rövid adatfájlok, melyeket a meglátogatott honlap helyez el a
felhasználó számítógépén. A cookie célja, hogy az adott infokommunikációs,
internetes szolgáltatást megkönnyítse, kényelmesebbé tegye. Számos fajtája
létezik, de általában két nagy csoportba sorolhatóak. Az egyik az ideiglenes cookie,
amelyet a honlap csak egy adott munkamenet során (pl.: egy internetes bankolás
biztonsági azonosítása alatt) helyez el a felhasználó eszközén, a másik fajtája az
állandó cookie (pl.: egy honlap nyelvi beállítása), amely addig marad a
számítógépen, amíg a felhasználó le nem törli azt. Az Európai Bizottság irányelvei
alapján cookie-kat [kivéve, ha azok az adott szolgáltatás használatához
elengedhetetlenül szükségesek] csak a felhasználó engedélyével lehet a felhasználó
eszközén elhelyezni.
(2) A felhasználó hozzájárulását nem igénylő sütik esetében a honlap első
látogatása során kell tájékoztatást nyújtani. Nem szükséges, hogy a sütikre
vonatkozó tájékoztató teljes szövege megjelenjen a honlapon, elegendő, ha a
honlap üzemeltetői röviden összefoglalják a tájékoztatás lényegét, és egy linken
keresztül utalnak a teljes körű tájékoztató elérhetőségére.
(3) A hozzájárulást igénylő sütik esetében a tájékoztatás kapcsolódhat a honlap első
látogatásához is abban az esetben, ha a sütik alkalmazásával együtt járó
adatkezelés már az oldal felkeresésével megkezdődik. Amennyiben a süti
alkalmazására a felhasználó által kifejezetten kért funkció igénybevételéhez
kapcsolódóan kerül sor, akkor a tájékoztatás is megjelenhet e funkció
igénybevételéhez kapcsolódóan. Ebben az esetben nem szükséges az, hogy a
sütikre vonatkozó tájékoztató teljes szövege megjelenjen a honlapon, elegendő egy
rövid összefoglaló a tájékoztatás lényegéről, és egy linken keresztül utalás a teljes
körű tájékoztató elérhetőségére.
(4) A honlapon a sütik alkalmazásáról a látogatót a jelen szabályzat melléklete
szerinti adatkezelési tájékoztatóban tájékoztatni kell. E tájékoztatóval az Adatkezelő
biztosítja, hogy a látogató a honlap információs társadalommal összefüggő
szolgáltatásainak igénybevétele előtt és az igénybevétel során bármikor
megismerhesse, hogy az Adatkezelő mely adatkezelési célokból mely adatfajtákat
kezel, ideértve az igénybe vevővel közvetlenül kapcsolatba nem hozható adatok
kezelését is.
Hírlevél szolgáltatáshoz kapcsolódó adatkezelés
(1) A honlapon a hírlevél szolgáltatásra regisztráló természetes személy az erre
vonatkozó négyzet bejelölésével adhatja meg hozzájárulását személyes adatai
kezeléséhez. Tilos a négyzet előre bejelölése. A feliratkozás során a jelen szabályzat
melléklete szerinti Adatkezelési tájékoztatót egy linkkel elérhetővé kell tenni. A
hírlevélről az érintett a hírlevél „Leiratkozás” alkalmazásának használatával, vagy
írásban, vagy e-mailben tett nyilatkozattal bármikor leiratkozhat, amely a
hozzájárulás visszavonását jelenti. Ilyen esetben a leiratkozó minden adatát
haladéktalanul törölni kell.
(2) A kezelhető személyes adatok körét jelen szabályzat függeléke tartalmazza.
(3) A személyes adatok kezelésének célja:
1. Hírlevél küldése az Adatkezelő termékei, szolgáltatásai tárgyában
2. Reklámanyag küldése
(4) Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.
(5) A személyes adatok címzettjei: az Adatkezelő ügyfélszolgálattal, marketing
tevékenységével kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, adatfeldolgozóként
az Adatkezelő IT szolgáltatója munkavállalói a tárhely szolgáltatás teljesítése
céljából.
(6) A személyes adatok tárolásának időtartama: a hírlevél szolgáltatás fennállásáig,
vagy az érintett hozzájárulása visszavonásáig (törlési kérelméig).
Adatkezelés az Adatkezelő Közösségi oldalán/oldalain
(1) Az Adatkezelő termékei, szolgáltatásai megismertetése, népszerűsítése céljából
Facebook oldalt tart fenn.
(2) Az Adatkezelő Facebook oldalán feltett kérdés nem minősül hivatalosan
benyújtott panasznak.
(3) Az Adatkezelő Facebook oldalán a látogatók által közzétett személyes adatokat
az Adatkezelő nem kezeli.
(4) A látogatókra a Facebook Adatvédelmi- és Szolgáltatási Feltételei irányadók.
(5) Jogellenes, vagy sértő tartalom publikálása esetén az Adatkezelő előzetes
értesítés nélkül kizárhatja az érintettet a tagok közül, vagy törölheti hozzászólását.
(6) Az Adatkezelő nem felel a Facebook felhasználók által közzétett jogszabályt sértő
adattartalmakért, hozzászólásokért. Az Adatkezelő nem felel semmilyen, a Facebook
működéséből adódó hibáért, üzemzavarért vagy a rendszer működésének
megváltoztatásából fakadó problémáért.
(7) A Facebook adatkezelőként jár el, amikor az emberek által közvetlenül a
Facebooknak megadott információk alapján jelenít meg hirdetéseket az
embereknek, illetve olyan adatok kapcsán is, amelyeket a Facebook akkor kap,
amikor különböző webhelyek és alkalmazások a Facebook képpontját és SDK-ját
telepítik. Ilyen esetekben a Közösségi oldal felelős az adatvédelmi előírások
betartásáért.
(8) A Facebook „adatfájl alapján létrehozott egyéni célközönség” termékének
használata esetén az Adatkezelési szabályozások betartásáért Adatkezelő a felelős,
ez az egyetlen olyan eset amikor a Facebook Adatfeldolgozóként jár el. Tekintettel
arra, hogy Adatkezelő továbbítja az Érintettek személyes adatait a Facebooknak. Ez
esetben a hozzájárulás beszerzésért Adatkezelő felelős, a hozzájárulás
beszerzéséhez szükséges nyilatkozatot jelen szabályzat melléklete tartalmazza.
(9) Jelen fejezet szabályai irányadóak Adatkezelő Linkedin, Instagram, Google+,
Youtube oldalaira is.
Direkt marketing célú adatkezelés
(1) Ha külön törvény eltérően nem rendelkezik, reklám természetes személynek,
mint reklám címzettjének közvetlen megkeresése módszerével (közvetlen
üzletszerzés), így különösen elektronikus levelezés vagy azzal egyenértékű más
egyéni kommunikációs eszköz útján – a 2008. évi XLVIII. törvényben meghatározott
kivétellel – kizárólag akkor közölhető, ha ahhoz a reklám címzettje előzetesen
egyértelműen és kifejezetten hozzájárult.
(2) Az Adatkezelő által reklám-címzetti megkeresés céljára kezelhető személyes
adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, online
azonosítója.
(3) A személyes adatok kezelésének célja az Adatkezelő tevékenységéhez
kapcsolódó direkt marketing tevékenység folytatása, azaz reklámkiadványok,
hírlevelek, aktuális ajánlatok nyomtatott (postai) vagy elektronikus formában (email) történő rendszeres vagy időszakonkénti megküldése a regisztrációkor
megadott elérhetőségekre.
(4) Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.
(5) A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: az Adatkezelő
ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, adatfeldolgozóként
az Adatkezelő IT szolgáltatója szerverszolgáltatást végző munkavállalói, postai
kézbesítés esetén a Posta munkavállalói.
(6) A személyes adatok tárolásának időtartama: a hozzájárulás visszavonásáig.
(7) A direkt marketing célú adatkezeléshez való hozzájárulásra a jelen szabályzat
„hozzájáruló nyilatkozat” alkalmazható.
Be- és kiléptetéssel kapcsolatos adatkezelés
(1) Adatkezelő – Adatkezelővel munkaviszonyban nem álló, külső vendégei számára
– beléptető rendszert működtet, amelyre vonatkozó adatkezelési tájékoztatót jelen
szabályzat melléklete tartalmazza.
(2) A kezelhető személyes adatok körét jelen szabályzat függeléke tartalmazza.
(3) Az adatkezelés jogalapja: Adatkezelő jogos érdeke.
(4) A személyes adatok kezelésének célja: vagyonvédelem.
(5) A személyes adatok címzettjei: az Adatkezelőnél az ügyvezetés, valamint
adatfeldolgozóként az Adatkezelő vagyonvédelmi megbízottjának foglalkoztatottjai.
(6) A személyes adatok kezelésének időtartama: 24 óra.
Kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelés
(1) Adatkezelő a székhelyén, egyes telephelyein, az ügyfélfogadásra nyitva álló
helyiségeiben vagyonvédelem céljából elektronikus megfigyelőrendszert alkalmaz,
amely kép rögzítést tesz lehetővé, ez alapján személyes adatnak tekinthető az
érintett magatartása is, amit a kamera rögzít.
(2) Ezen adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása.
(3) Az elektronikus megfigyelőrendszer adott területen történő alkalmazásának
tényéről jól látható helyen, jól olvashatóan, a területen megjelenni kívánó harmadik
személyek tájékozódását elősegítő módon figyelemfelhívó jelzést, tájékoztatást kell
elhelyezni. A tájékoztatást minden egyes kamera vonatkozásában meg kell adni. Ez
a tájékoztatás tartalmazza az elektronikai vagyonvédelmi rendszer által folytatott
megfigyelés tényéről, valamint a rendszer által rögzített, személyes adatokat
tartalmazó kép- és hangfelvétel készítésének, tárolásának céljáról, az adatkezelés
jogalapjáról, a felvétel tárolásának helyéről, a tárolás időtartamáról, a rendszert
alkalmazó (üzemeltető) személyéről, az adatok megismerésére jogosult személyek
köréről, továbbá az érintettek jogaira és érvényesítésük rendjére vonatkozó
rendelkezéseiről szóló tájékoztatást is. A tájékoztatás mintája jelen szabályzat
melléklete tartalmazza.
(4) A megfigyelt területre belépő harmadik személyekről (ügyfelek, látogatók,
vendégek) kép és hangfelvétel a hozzájárulásukkal készíthető és kezelhető. A
hozzájárulás ráutaló magatartással is megadható. Ráutaló magatartás különösen, ha
a természetes személy a megfigyelt területre az oda kihelyezett elektronikus
megfigyelő-rendszer alkalmazásáról tájékoztató jelzés, ismertetés ellenére bemegy.
(5) A rögzített felvételek felhasználás hiányában maximum 3 (három) munkanapig
őrizhetők meg. Felhasználásnak az minősül, ha a rögzített kép felvételt, valamint
más személyes adatot bírósági vagy más hatósági eljárásban bizonyítékként
kívánják felhasználni.
(6) Az, akinek jogát vagy jogos érdekét a képfelvétel adatának rögzítése érinti, a
képfelvétel rögzítésétől számított három munkanapon belül jogának vagy jogos
érdekének igazolásával kérheti, hogy az adatot annak kezelője ne semmisítse meg,
illetve ne törölje.
(7) Nem lehet elektronikus megfigyelőrendszert alkalmazni olyan helyiségben,
amelyben a megfigyelés az emberi méltóságot sértheti.
(8) Az elektronikus megfigyelőrendszerrel rögzített adatok megtekintésére a
törvényben erre feljogosítottakon kívül a jogsértések feltárása és a rendszer
működésének ellenőrzése céljából a kezelő személyzet, a munkáltató vezetője és
helyettese, továbbá a megfigyelt terület munkahelyi vezetője jogosult.
V. FEJEZET
EGYÉB ADATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS RENDELKEZÉSEK
V.1. Adatbiztonsági intézkedések
(1) Az Adatkezelő valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a
személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és
szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a
Rendelet és az Infotv., érvényre juttatásához szükségesek.
(2) Az Adatkezelő az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a véletlen vagy
jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan
nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.
(3) Az Adatkezelő a személyes adatokat bizalmas adatként minősíti és kezeli. A
munkavállalókkal a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási
kötelezettséget ír elő, amelyre jelen szabályzat melléklete szerinti munkavállalói
nyilatkozatot kell alkalmazni. A személyes adatokhoz való hozzáférést az Adatkezelő
jogosultsági szintek megadásával korlátozza.
(4) Az Adatkezelő az informatikai rendszereket tűzfallal védi, és vírusvédelemmel
látja el.
(5) Az Adatkezelő az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes
program útján végzi, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A
program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények
között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében
erre szükségük van.
(6) A személyes adatok automatizált feldolgozása során az Adatkezelő és az
adatfeldolgozók további intézkedésekkel biztosítja:
a) a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását;
b) az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi,
adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását;
c) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat
adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy
továbbíthatják;
d) annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat,
mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe;
e) a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát és
f) azt, hogy az automatizált feldolgozás során fellépő hibákról jelentés készüljön.
(7) Az Adatkezelő a személyes adatok védelme érdekében gondoskodik az
elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről.
(8) A folyamatban levő munkavégzés, feldolgozás alatt levő iratokhoz csak az
illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér- és munkaügyi és egyéb
személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani.
(9) Biztosítani kell az adatok és az azokat hordozó eszközök, iratok megfelelő fizikai
védelmét.
V.2. Adatvédelmi incidensek kezelése
V.2.1.1 Az adatvédelmi incidens fogalma
(1) Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt
vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes
megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az
azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;
V.1.2. Adatvédelmi incidensek kezelése, orvoslása
(1) Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások
betartása az Adatkezelő vezetőjének feladata.
(2) Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési
kísérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell.
(3) A Rendelet előírja, hogy az olyan adatkezelési incidenst, amely valószínűleg
kockázattal jár az érintettek jogaira és szabadságaira nézve, indokolatlan késedelem
nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül be
kell jelenteni a felügyeleti hatóságnak. Ha a 72 órás határidő nem tartható, a
késedelem okát meg kell jelölni.
(4) Ha az incidens személyes adatot érint, döntést kell hozni az érintettekkel való
kapcsolattartás terjedelméről, időzítéséről és tartalmáról. A Rendelet előírja, hogy a
kapcsolattartásnak „indokolatlan késedelem nélkül” kell megtörténnie, ha az
incidens „magas kockázattal jár természetes személyek jogaira és szabadságaira
nézve”.
(5) Adatkezelő jelen szabályzat rendelkezéseitől az incidens egyedi körülményeinek
figyelembevételével, annak minél hatékonyabb orvoslása érdekében eltérhet.
V.2.1.3. Adatvédelmi incidens kezelésére vonatkozó eljárás
V.2.1.3.1. Az adatvédelmi incidens belső jelentése
(1) A gyakorlatban többféle adatvédelmi incidens fordulhat elő, ezek különösen:
(a) titokvédelmi incidens: ide tartoznak a személyes adatokhoz való jogosulatlan
hozzáférés és nyilvánosságra kerülés esetei;
(b) adatmódosítási incidens: ide tartoznak azok az esetek, amikor személyes adatok
jogosulatlan vagy véletlen módosítása történik.
(2) Amennyiben az Adatkezelő bármely munkavállalója vagy a társaság személyes
adataihoz hozzáférő egyéb személy bármilyen adatvédelmi incidenst, vagy annak
reális veszélyét tapasztalja, azt köteles részletesen és haladéktalanul bejelenteni az
Adatkezelő vezetőjének, és neki minden segítséget időszerűen megadni az
adatvédelmi incidens minél teljesebb körű feltárása és kezelése érdekében.
(3)A bejelentett incidenseket értékelni és dokumentálni szükséges.
Az értékelésnek ki kell térnie különösen az alábbiakra:
a) az incidens bekövetkezésének időpontja és helye,
b) az incidens leírása, körülménye, hatásai,
c) az incidens során kompromittálódott adatok köre, számossága,
d) a kompromittálódott adatokkal érintett személyek köre,
e) az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírása,
f) a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírása.
(4) Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza:
a) az érintett személyes adatok körét,
b) az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát,
c) az adatvédelmi incidens időpontját,
d) az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait,
e) az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket,
f) az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.
(5) A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évig
meg kell őrizni.
(6) Az adatvédelmi incidensek nyilvántartására vonatkozó incidens naplót jelen
szabályzat melléklete tartalmazza.
V.2.1.3.2. Külső tájékoztatási kötelezettségek
Annak megállapítását követően, hogy adatvédelmi incidens történt, a Rendelet két
fél tájékoztatását írja elő. Ezek a következők:
1. Felügyeleti hatóság
2. Érintettek
Az incidenst „a természetes személyek jogaira és szabadságaira” gyakorolt kockázat
értékelésétől függően kell jelenteni, ezért az ilyen esetekben el kell végezni ezt a
kockázatértékelést.
V.2.1.3.3.Felügyeleti hatóság
A Rendelet alapján Adatkezelő tekintetében a felügyeleti hatóság az alábbi:
Név:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság
Hatóság
Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C
Telefon: +36 1 391 1400
Fax: +36 1 391 1410
Email: ugyfelszolgalat@naih.hu
V.2.1.3.4. Döntés arról, hogy kell-e értesíteni a felügyeleti hatóságot
A Rendelet kimondja, hogy az adatkezelési incidenst be kell jelenteni a felügyeleti
hatóságnak, „kivéve, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár
kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve”.
Ennek alapján Adatkezelő köteles értékelni az adatvédelmi incidens által jelentett
kockázat szintjét és mértékét, mielőtt dönt arról, hogy tesz-e bejelentést.
A kockázatértékelés körében többek között az alábbi szempontokat érdemes
figyelembe venni:
az incidens jellege (ld. pl. a fenti kategóriákat);
az incidenssel érintett személyes adatok természete, érzékenysége és
mennyisége;
egyéb, relevánsnak tekintett tényezők (ideértve különösen, de nem
kizárólagosan az incidens hatásának értékelését).
A fenti kockázatértékelés elvégzésére, a bejelentéssel kapcsolatos döntés
végrehajtása, a megfelelő dokumentáció elkészítése, és az érintettek felé
kapcsolattartás és a részükről felmerülő további kérdések megválaszolása és ügyek
intézésére Adatkezelő vezetője felelőst nevez ki.
A kockázatértékelés módját, az indokolást és a következtetéseket dokumentálni kell,
és azt a felső vezetésnek kell az aláírásával ellátnia. A kockázatértékelés
eredményének az alábbi következtetések egyikét kell tartalmaznia:
1. Az adatvédelmi incidens nem igényel bejelentést
2. Az adatvédelmi incidenst csak a felügyeleti hatóságnak kell bejelenteni
3. Az adatvédelmi incidenst a felügyeleti hatóságnak és az érintetteknek egyaránt
be kell jelenteni
V.2.1.3.5. A felügyeleti hatósági bejelentés módja
Amennyiben a döntés alapján bejelentést kell tenni a felügyeleti hatósághoz, a
Rendelet megköveteli, hogy azt „indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges,
legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott” kell
megtenni. Ha jogszerű indok alapján a bejelentést nem teszik meg az előírt
határidőn belül, az indokot fel kell tüntetni a bejelentésben.
A bejelentést az illetékes adatvédelmi hatóság felé megfelelően, és biztonságos
módon kell megtenni.
V.2.1.3.6. Érintettek
(i) Döntés arról, hogy tájékoztatják-e az érintetteket
A Rendelet kimondja, hogy az adatkezelési incidensről tájékoztatni kell az érintettet,
„ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes
személyek jogaira és szabadságaira nézve”.
A Rendelet akkor nem követeli meg az érintettek tájékoztatását, ha az „aránytalan
erőfeszítést tenne szükségessé”. Ilyen esetekben azonban az érintetteket
nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni.
(ii) Az érintettek tájékoztatásának módja
Miután döntés született arról, hogy az incidens indokolja az érintettek tájékoztatását,
a Rendelet alapján a tájékoztatást indokolatlan késedelem nélkül kell megtenni.
Az érintetteknek adott tájékoztatásban „világosan és közérthetően ismertetni kell az
adatvédelmi incidens jellegét” és a következőket:
a. az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb
kapcsolattartó nevét és elérhetőségét;
b. az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következmények leírását; és
c. az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket,
beleértve adott esetben az esetleges hátrányos következmények enyhítését
célzó intézkedéseket.
V.3. Az érintett személy jogai
V.3.1.1. Előzetes tájékozódáshoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezeléssel összefüggő tényekről és
információkról az adatkezelés megkezdését megelőzően tájékoztatást kapjon
A tájékoztatásnak ki kell térnie különösen:
Ha az érintettre vonatkozó személyes adatokat az érintettől gyűjtik, az Adatkezelő a
személyes adatok megszerzésének időpontjában az érintett rendelkezésére bocsátja
a következő információk mindegyikét:
a) az Adatkezelőnek és – ha van ilyen – az Adatkezelő képviselőjének a kiléte és
elérhetőségei;
b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;
c) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés
jogalapja;
d) jogos érdek érvényesítésén alapuló adatkezelés esetén, az Adatkezelő vagy
harmadik fél jogos érdekei;
e) a személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái;
f) adott esetben annak ténye, hogy az Adatkezelő harmadik országba vagy
nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat;
g) a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen
időtartam meghatározásának szempontjairól;
h) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó
személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy
kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen,
valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
i) Az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármely
időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a
hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
j) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról;
k) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses
kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az
érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges
következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása;
l) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább
ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető
információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve
milyen várható következményekkel bír.
V.3.2. Az érintett hozzáférési joga
Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra
vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen
adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a
következő információkhoz hozzáférést kapjon:
a) az adatkezelés céljai;
b) az érintett személyes adatok kategóriái;
c) azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes
adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli
címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;
d) adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez
nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
e) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó
személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és
tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
f) a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
g) ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden
elérhető információ;
h) a Rendelet 22. cikk (1) és (4) bekezdésében említett automatizált döntéshozatal
ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az
alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen
adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható
következményekkel jár.
Ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére
történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a
továbbításra vonatkozóan a Rendelet 46. cikk szerinti megfelelő garanciákról.
Az Adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett
rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért az Adatkezelő az
adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az
érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben
használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az
érintett másként kéri. A másolat igénylésére vonatkozó jog nem érintheti
hátrányosan mások jogait és szabadságait.
V.3.3. A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül
törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy
az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje,
ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat
gyűjtötték vagy más módon kezelték;
b) az érintett visszavonja a Rendelet 6. cikk (1) bekezdésének a) pontja vagy a 9.
cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében az adatkezelés alapját képező
hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
c) az érintett a Rendelet 21. cikk (1) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelése
ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a
21. cikk (2) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelés ellen;
d) a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
e) a személyes adatokat az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban
előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
f) a személyes adatok gyűjtésére a Rendelet 8. cikk (1) bekezdésében említett,
információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan
került sor.
Ha az Adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és az előbbi 1. pont
értelmében azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás
költségeinek figyelembevételével megteszi az észszerűen elvárható lépéseket –
ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat
kezelő Adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes
adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve
másodpéldányának törlését.
V.3.4. Az adatkezelés korlátozásához való jog
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha
az alábbiak valamelyike teljesül:
a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra
az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a
személyes adatok pontosságát;
b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri
azok felhasználásának korlátozását;
c) az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából,
de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy
védelméhez; vagy
d) az érintett a Rendelet 21. cikk (1) bekezdése szerint tiltakozott az adatkezelés
ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra
nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett
jogos indokaival szemben.
Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás
kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez,
érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy
jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos
közérdekéből lehet kezelni.
Az Adatkezelő az érintettet, akinek a kérésére korlátozták az adatkezelést, az
adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatja.
V.3.5. Az adathordozhatósághoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy Adatkezelő rendelkezésére
bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható
formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik
Adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az Adatkezelő,
amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha:
a) az adatkezelés hozzájáruláson, vagy szerződésen alapul; és
b) az adatkezelés automatizált módon történik.
Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása során az érintett jogosult arra,
hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok Adatkezelők
közötti közvetlen továbbítását.
V.3.6. A tiltakozáshoz való jog
Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor
tiltakozzon személyes adatainak a jogos érdek érvényesítésén alapuló kezelése
ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is.
Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább,
kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok
indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és
szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez,
érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az
érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e
célból történő kezelése ellen.
Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében
történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem
kezelhetők.
V.3.7. Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a
profilalkotást
Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált
adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve
joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.
A fenti jog nem gyakorolható abban az esetben, ha a döntés:
a) az érintett és az Adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése
érdekében szükséges;
b) meghozatalát az Adatkezelőre alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi
lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek
védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít; vagy
c) az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul.
V.3.8. Az ügyfél, mint érintett kérelmének ügyintézési határideje
(1) Az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem
beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai
gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről.
(2) Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek
számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő
meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem
kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.
(3) Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást
lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként
kéri.
(4) Ha az Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán,
késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon
belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról,
hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet
bírósági jogorvoslati jogával.
(5) Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen
ismétlődő jellege miatt – túlzó, az Adatkezelő, figyelemmel a kért információ vagy
tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív
költségekre:
a) díjat számíthat fel, vagy
b) megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az
Adatkezelőt terheli.
(6) Ha az Adatkezelőnek, megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó
természetes személy kilétével kapcsolatban, további, az érintett
személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérheti.
V.4. Panasz a felügyeleti hatóságnál
Az egyéb közigazgatási vagy bírósági jogorvoslatok sérelme nélkül, minden érintett
jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál.
Adatkezelő felügyeleti hatósága:
Név:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság
Hatóság
Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C
Telefon: +36 1 391 1400
Fax: +36 1 391 1410
Email: ugyfelszolgalat@naih.hu
A panaszok benyújtására és elbírálásuk rendjére a Rendelet és az Info törvény
rendelkezései, továbbá a NAIH oldalán leírtak irányadóak.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
VI.7. A szabályzat megállapítása és módosítása
A szabályzat megállapítására és módosítására az Adatkezelő vezetője jogosult.
VI.8. Intézkedések a szabályzat megismertetésére
E szabályzat rendelkezéseit meg kell ismertetni az Adatkezelő valamennyi
munkavállalójával (foglalkoztatottjával), és a munkavégzésre irányuló
szerződésekben elő kell írni, hogy betartása és érvényesítése minden munkavállaló
(foglalkoztatott) lényeges munkaköri kötelezettsége.